News > PartnerSoft Information n°4 - Janvier 2008 > A LA LOUPE

Dématérialisation et archivage :
vers un format PDF auto-contenu stable

« Pourquoi un nouveau format PDF ? Nous avons déjà converti nos éditions en documents PDF consultables par nos utilisateurs et clients ».

C’est exact mais, quelle est la nature des documents convertis, leur durée de vie, les contraintes légales ? Aurez-vous besoin de visualiser et réimprimer ces documents à l’identique dans 10, 20 ans ? Le format PDF/A-1 répond au questionnement récurrent concernant la fiabilité à long terme des documents PDF.

En adhérant au Centre de Compétences PDF/A, PartnerSoft souhaite confirmer à ses clients sa volonté d’implication forte autour de ce sujet majeur touchant à la dématérialisation des documents Métier.

Pourquoi opter pour le format PDF/A ?

Un document PDF peut contenir des appels à diverses ressources externes, polices, éléments graphiques, etc. Comment dans ces conditions garantir une reproduction fidèle à l’original lors de consultations futures ? 

L’évolution des règlementations nationales et internationales a encore accentué ce questionnement de la part notamment des responsables d’entreprises soumis à de fortes contraintes en matière de traçabilité des informations.

L’archivage des documents dans leur format d’origine, méthode pratiquée par plus de la moitié des sociétés consultées lors d’un récent sondage effectué par le Centre de Compétences PDF/A, expose les sociétés à un double risque, lié à l’évolution rapide des systèmes d’information et au non-respect de certaines normes internationales concernant l’audit des informations d’entreprise.

A cet ensemble de besoins, risques et contraintes, le format PDF/A apporte des réponses garanties par la norme ISO 19005-1 : 

• Indépendant par rapport aux périphériques : l’obligation de n’inclure dans les documents PDF/A aucun élément qui soit lié de quelque façon que ce soit à un constructeur, une marque, un type de machine, plateforme, visionneuse, etc. garantit son indépendance.
   

• Se contenir lui-même : tout ce qui est nécessaire à une parfaite restitution du document PDF/A, doit être contenu dans le fichier. Il en va ainsi par exemple de toutes les polices de caractères nécessaires à la reconstitution du document. Donc, tout outil de création PDF/A doit impérativement inclure les fontes au document généré, toute visionneuse PDF/A doit être capable de rendre ces polices de manière conforme. Cela implique que lors de la restitution du document, il sera fait appel aux polices inclues dans le fichier et non à celles présentes sur le poste de travail.
   

• Auto-documenté : PDF/A-1 nécessite Adobe Extensible Metadata Platform (XMP) pour l’inclusion des métadonnées dans le fichier. Pour garantir la flexibilité de l’implémentation du format PDF/A, il est possible de ré-documenter le fichier (par exemple avec les attributs du fichier). De même, il est possible d’utiliser des métadonnées non-XMP, à condition d’inclure les moyens permettant de les exploiter de manière parfaitement indépendante.
   

• Non-bridé : Un fichier PDF/A-1 ne doit pas être crypté. Cela implique notamment l’absence de mots de passes pour la consultation, la réimpression ou la transmission du document. Les fichiers PDF/A-1 doivent rester des documents ouverts. Les dispositifs régulant le contrôle d’accès et la confidentialité des documents PDF/A-1 doivent être implémentés de manière indépendante.
   

• Format libre : Le PDF/A-1 est basé sur des spécifications précisément normées, accessibles à tout public et utilisables par toute personne souhaitant utiliser les référence PDF et spécification XMP en parallèle avec PDF/A-1 pour créer des applications de lecture, d'écriture ou de manipulation de fichiers PDF/A-1. Adobe a accordé une licence libre de droits d'utilisation de certains de ses brevets pour créer des applications destinées à la manipulation de fichiers PDF/A-1. En outre, Adobe a accordé à l'AIIM (Association for Information and Image Management) et l’NPES (National Printing Equipment Association) le droit de publier ces spécifications sur leurs sites Internet respectifs, sans restrictions dans le temps.

Si ce nouveau format de dématérialisation et d’archivage longue-durée présente un intérêt majeur, il convient de ne pas oublier les contraintes qu’il impose. Cela concerne notamment les polices de caractères intégrées dans les fichiers. Par exemple, l’utilisation de certaines polices est soumise au paiement de licences et droits d’auteur.

D’autres limitations doivent également être pries en considération lors de la mise en place d’un projet de conversion. Un fichier PDF/A ne doit pas contenir de JavaScript, de transparence PDF, d’éléments compressés (LZW) ou encore d’éléments multimédia.

Bien entendu la mise en place d’une stratégie de préservation des documents électroniques ne peut se limiter à la seule conversion au format PDF/A. L’ensemble des points pouvant affecter la pérennité des données doit faire l’objet d’une analyse en profondeur.

PartnerSoft fournit depuis de nombreuses années déjà des solutions de conversion permettant de transformer les flux d’impressions sortants en documents électroniques PDF. Avec l’arrivée du format PDF/A la problématique de conversion prend une tournure encore plus stratégique, ce format étant de plus en plus souvent amené à répondre non seulement aux besoins métier mais également à des contraintes règlementaires issues du droit français, européen et international.

Notre stratégie consiste dans ce domaine à agir comme point de contact unique pour nos clients et de traiter les projets en coopération avec des partenaires spécialisés pour garantir à nos clients des réponses fiables, en rapport avec leurs objectifs et attentes.

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