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Coûts
des impressions : Audit, mise en place d’imprimantes multifonctions, gestion du parc… ce sont les maître-mots qui reviennent très souvent lorsque ce sujet est abordé. Dans cette approche, la réduction des coûts d’impression est abordée dans une vision quasi exclusivement orientée matériel et consommables. Cette approche est entièrement justifiée, tout particulièrement dans l’environnement bureautique, mais occulte trop souvent un aspect primordial : la distribution des documents et les besoins métier associés à ce processus. Notre expérience prouve que la distribution des documents mérite d’être considérée dans une vision orientée métier, prenant en compte l’usage même du document et les impératifs associés. En effet, la prise en compte des contraintes Métier du document permet d’identifier des sources d’amélioration et d’optimisation dont les effets financiers peuvent être très significatifs. Plusieurs pistes sont à explorer : 8 Exploitabilité du document Le premier critère d’exploitabilité d’un document est sa disponibilité effective, au bon endroit, dans le bon format. En d’autres termes, l’utilisateur final du document doit pouvoir en disposer dans des conditions d’accessibilité optimales. Nos solutions sont optimisées
pour cela ! 8 Adapter les flux Le format du document tel qu’il est généré par l’applicatif peut ne pas correspondre à toutes les destinations souhaitées. Être capable de détecter automatiquement un format et l’adapter à la cible sur laquelle le document sera effectivement édité donne beaucoup de souplesse et évite bien des problèmes récurrents. Nos solutions comportent de nombreux filtres et permettent d’appeler des convertisseurs externes pour les traitements les plus pointus. 8 Limiter les incidents et pertes de temps Pour cela il faut être en mesure de tracer le processus de distribution et d’impression depuis la prise en compte du flux en sortie des applicatifs métiers jusqu’à l’impression de la dernière page du document concerné. Savoir suivre ce processus, alerter immédiatement de façon ciblée la personne ou le service concerné en cas de dysfonctionnement, sont autant de facteurs qui permettent de limiter les actions improductives, pour les utilisateurs comme pour les techniciens du Help Desk. Par leur capacité à suivre les tâches d’impression de bout en bout, à remonter les alertes en temps réel, à gérer la rétention des spools d’impression sans impact sur la performance du système, etc., les solutions LRS donnent un véritable contrôle sur l’ensemble de ces processus. Une interface Web donne accès à toutes les informations de manière simple et sécurisée. 8 Informer l’utilisateur Les documents ne sont pas toujours imprimés à proximité immédiate de l’utilisateur qui les exploite ensuite. Savoir informer un utilisateur de façon fiable sur l’avancement d’une tâche d’impression et sur la disponibilité effective de son document est un facteur essentiel de sa productivité personnelle. Pour
qu’un utilisateur puisse se consacrer entièrement à son métier,
il doit disposer des moyens capables de lui assurer une information fiable
et simple d’accès. Nos solutions sont le fruit de longues années
d’expérience dans le métier de la distribution des documents pour les Grands
Groupes ; 8 La dématérialisation du document Si le support papier reste dans bien des cas incontournable, il est intéressant de pouvoir convertir un document destiné à l’impression en fichier électronique (PDF ou email), sans avoir à modifier l’environnement applicatif en amont. Cela évite d’imprimer des documents qui peuvent être exploités par simple visualisation et permet d’accélérer, dans certains cas, la distribution de l’information. Bien des applications ont été conçues pour générer des documents
imprimés. 8 Accéder aux documents imprimés en dehors de son poste de travail habituel Certains documents critiques générés par des applicatifs Métier doivent impérativement être « remis » à un utilisateur précis même lorsqu’il est en déplacement. Recevoir les documents qui lui sont destinés quel que soit le site éloigné sur lequel il se connecte, voilà un facteur de flexibilité et de souplesse qui contribue à la performance de l’utilisateur et au-delà, aux performances de l’entreprise. La mobilité est une réalité moderne incontournable. Avec nos solutions, vous pouvez recevoir sur votre poste de travail mobile les impressions Métier qui vous sont destinées. Vous pouvez ainsi éviter les pertes de temps dans le traitement de documents importants en les imprimant dans l’environnement de travail dans lequel vous vous trouvez. 8 Améliorer les performances des serveurs Métier Gérer les impressions au cœur des serveurs Métiers peut avoir un impact négatif considérable sur les performances de ces serveurs. Une constatation à l’origine de gains potentiels substantiels. La
technologie utilisée pour nos solutions d'Output
Management, Chacun de ces aspects peut sembler d’une importance négligeable, pris isolément. Mais la réalité est tout autre. Dans une entreprise, ces situations se rencontrent quotidiennement et à de multiples reprises. La banalité de chaque petit incident cache l’importance réelle du sujet dans sa globalité. En effet, qu’en est-il si, dans une société, le même petit incident se produit des dizaines, des centaines de fois chaque jour ? Si l’on met bout-à-bout toutes les pertes de temps, tous les dérangements, les appels au Help Desk, les retards pris à cause d’un banal document qui n’était pas disponible au moment voulu… quel en sera l’addition ? Vous avez identifié des sources d’améliorations ? Vous vous êtes retrouvés dans certains des problèmes évoqués ? Nous pouvons étudier rapidement l’adéquation de nos solutions, leur réelle plus-value dans votre contexte spécifique. Quelques heures suffisent souvent pour vous donner un premier aperçu de ce que nous pouvons faire pour vous. Ce modeste investissement de départ pourrait s’avérer plus productif que vous ne l’imaginez… Ecrivez-nous, et... Parlons-en !
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